Sådan fungerer mailopsætning af virksomhedsmail
Opsætning af mail kan være unødvendigt kompliceret, men det er der dog ingen grund til. Måske er det meget nemmere end du tror at få opsat en professionel virksomhedsmail? Her kan du læse mere om, hvordan det fungerer og hvilke forskellige muligheder du har i forbindelse med mailopsætning af virksomhedsmail.
Mailopsætning udføres gennem et webhotel, der hoster dit domæne. Foto: Pixabay
Eget domæne = professionel mail
Der er noget helt særligt professionelt over at sende mail fra et eget domæne i stedet for, at din mailadresse slutter med standarddomæner som for eksempel Gmail.com og Hotmail.com. Dette er noget, der i høj grad bidrager til helhedsindtrykket af din virksomhed, og derfor er det også et meget vigtigt touch, som du ikke skal tage for let på.
Det er heller ikke så svært, som du måske frygter at skulle opsætte en mail fra eget domæne. Det foregår gennem det man kalder en webmail. Det kræver faktisk slet ingen programmeringsevner, og det er derfor noget de fleste med grundlæggende IT-kundskaber kan klare.
Mailopsætning udføres gennem et webhotel, der hoster dit domæne. De fleste webudbydere eller hosts tilbyder også en mailløsning, men man kan sagtens også opsætte sin virksomhedsmail i Outlook eller Gmail. Det skal vi kigge lidt nærmere på her.
Gmail opsætning
Der er flere fordele ved at bruge en Gmail konto til din virksomhedsmail. En af de største fordele som virksomhed er, at man i 9 ud af 10 tilfælde ikke havner i spamfilter. Det er rart at vide, at dine mails kommer frem, og der giver Gmail en ekstra lille sikkerhed. Og så har Gmail et virkelig godt spamfilter, der gør, at du sjældent selv vil modtage spam i din faktiske indbakke. Vi ved alle, hvor irriterende det kan være at sortere i.
Hvis du skal opsætte din e-mail-konto i Gmail, så kan det faktisk også laves på en måde, hvor det kobles sammen med din virksomheds domæne. Gmail ejes af Google, og derfor skal man benytte sig af det system, som de har udviklet til virksomheder, der hedder G-suite. Her får du også nemt adgang til de mange andre funktioner fra Google nemlig Google Docs, Google drev og en kalender, som du kan samkøre med resten af dine kolleger.
Der kræves lidt teknisk forståelse at skulle opsætte en Gmail-konto, men det er noget som de allerfleste burde kunne finde ud af alligevel. Det der gør det en lille smule mere teknisk, er at man skal ind og ændre i domænets DNS-setup. Dette kan virke lidt intimiderende for nogle. Der findes heldigvis en døgnåben support hos Gmail, hvis nu man skulle være kommet helt galt afsted, og har brug for hjælp til Gmail-opsætning.
Hvis du ønsker at bruge et tredjepartsprogram med din Gmail, så skal du bruge SMTP-oplysningerne. Dette står for Simple Mail Transfer Protocol, som altså er en protokol, der bruges til at sende og modtage mail på. Hvis dette lyder for kompliceret, så kan man sagtens gå direkte ind på Gmail og lave opsætningen af mail derfra. Så får du en simpel Gmail-adresse, og ikke en der er samkørt med dit domæne. Det er bedre at have en mail end ikke at have en, men det ser helt klart mere professionelt ud med en mailadresse, der er tilknyttet virksomhedens eget domæne.
Mailopsætninger ikke så svært, som du tror. Foto: Pixabay
Mail opsætning Outlook
Man kan også få opsat sin mail i Outlook. Det er meget smart, for så får man besked om sine mails direkte på sin computer, telefon eller tablet. Det er så nemt, at man bare åbner Outlook på sin computer, går til ‘indstillinger’ og den sektion, der lader dig administrere dine konti. Du klikker herefter på det felt, der hedder ‘tilføj konto’, og her skal du udfylde dine oplysninger.
Det er meget nemt at sætte sin mail op i Outlook, og det er kompatibelt med flere forskellige systemer og computere. Dette er med andre ord meget intuitivt og slet ikke så intimiderende, som du måske havde forestillet dig. Du skal bare sørge for at have den rette adgangskode ved hånden, så er du klar til at logge ind.
Mailopsætning er slet ikke så svært, som du tror
Det er intet i vejen for at opsætte sin egen virksomhedsmail, hvis man har tid og lyst til det. Det behøver slet ikke at være så svært, som du måske tror, og man behøver ikke at være noget teknisk geni. Det er vigtigt, at man vælger en pålidelig løsning, der får din virksomhed til at fremstå i det bedst mulige lys.
Man kan sagtens få hjælp af dygtige professionelle, der kan hjælpe en med at opsætte sin virksomhedsmail, få den til at se professionel ud, og sørge for at alt virker, som det skal. Det kan godt betale sig at have en professionel, der kan stå for løsninger med webhotel, der inkluderer administration af mailkonti, så man er sikker på at have en velfungerende løsning med god support.